Aus der EU-Whistleblower-Richtline ergibt sich noch kein Handlungsbedarf für Unternehmen. Das ändert sich aber, sobald das Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet wird. Das Bundesjustizministerium arbeitet an einem neuen Gesetzentwurf und geht von einem Inkrafttreten in der ersten Hälfte des Jahres 2022 aus. Ab dem Zeitpunkt müssen dann Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern oder mehr als zehn Millionen Euro Jahresumsatz sowie Organisationen aus dem öffentlichen Sektor die Vorgaben zum Schutz von Whistleblowern umsetzen. Kleinere Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern haben bis Dezember 2023 Zeit für die Umsetzung.

Whistleblower genießen schon jetzt einen erhöhten Schutz

Die Regeln aus der EU-Richtlinie, die auch im deutschen Gesetz übernommen werden, lassen sich in zwei Aspekte einteilen: Zum einen sollen Whistleblower zukünftig besser vor Repressalien geschützt werden. Arbeitsrechtliche Maßnahmen müssen nach Abgabe eines Hinweises gut begründet werden. Scheint es, als sei etwa eine Versetzung, Kündigung oder ein nicht verlängerter befristeter Vertrag die Retour für die Meldung eines Missstandes im Unternehmen, ist diese arbeitsrechtliche Maßnahme nicht rechtens. So soll verhindert werden, dass Angestellte, aber auch Kunden oder Dienstleister Angst davor haben, Hinweise abzugeben. Dieser Schutz gilt seit Mitte Dezember für alle Whistleblower – EU-weit.

Dieser Teil der Richtlinie gilt ab sofort. Unternehmen und Behörden dürfen Whistleblower nicht bestrafen. Im Zweifel sollte eine anwaltliche Beratung eingeholt werden, wenn arbeitsrechtliche Maßnahmen aus anderen Gründen gegen Hinweisgeber vorgesehen sind.

Meldekanäle einrichten, Mitarbeiter schulen

Der zweite Aspekt von Whistleblower-Richtlinie und Hinweisgeberschutzgesetz dreht sich um den Weg, über den die Meldungen abgegeben werden können. Die Richtlinie schreibt einen sicheren und bestenfalls anonymen Weg vor – ein sogenanntes Hinweisgebersystem. Denkbar sind etwa eine Mailadresse, ein Briefkasten oder eine Telefonhotline. Empfehlenswerter ist aber eine digitale Meldeplattform. Hier könnte ein Whistleblower anonym einen Hinweis abgeben, mit dem zuständigen Mitarbeiter chatten, Dokumente oder Beweise übermitteln und regelmäßige Updates zum Stand der Ermittlungen erhalten.

Wichtig ist hierbei, dass der Mitarbeiter, der die eingehenden Hinweise bearbeitet, regelmäßig geschult wird, über die nötige Sachkunde verfügt und unabhängig sowie vertrauenswürdig ist. In großen Unternehmen würden Justiziare oder Compliance-Manager diese Aufgabe übernehmen. Es ist aber auch möglich, dass externe Berater wie Rechtsanwälte hinzugezogen werden, die diese Hinweise als unabhängige Ombudspersonen bearbeiten.

Unternehmen sollten sich dringend bereits jetzt damit beschäftigen, welche Art der Meldekanäle für den eigenen Betrieb passend wäre und welche Mitarbeiter sich um die Bearbeitung der eingehenden Hinweise kümmern können. Denn: Ab Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes müssen die Meldewege stehen, die Mitarbeiter geschult sein oder externe Unterstützung beauftragt sein.